HR Assistent

Wat zal jouw rol inhouden

Functieprofiel en Organisatie Context

Asmodee is een vooraanstaande speler in de wereld van bord- en kaartspellen en trading card games.

Voor ons kantoor in Helmond zijn wij op zoek naar een accurate en proactieve HR-assistent die de HR afdeling komt versterken voor 24 uur per week.

In deze rol ben je de rechterhand van de HR teamlead en draag je zorg voor een accurate administratieve ondersteuning en een optimale medewerkersbeleving.

Locatie:            Helmond
Afdeling:          HR
Dienstverband: Parttime (24 uur per week)
Werkdagen: Woensdag en vrijdag zijn vaste werkdagen; de 3e werkdag (maandag, dinsdag of donderdag) is in onderling overleg af te stemmen
Rapporteert aan: HR Team Lead

Doel van de functie

De HR assistent fungeert als de vaste rechterhand van de HR Team Lead en is het directe, dagelijkse aanspreekpunt voor medewerkers op de werkvloer. Het doel is het waarborgen van een kwalitatief hoogwaardige HR-administratie en het bieden van persoonlijke ondersteuning bij praktische en administratieve zaken.

Taakoverzicht

Loonadministratie & Declaraties

• Voorbereiden van de maandelijkse loonmutaties
• Bespreken en afstemmen van de mutaties met de HR Team Lead (vier ogen principe)
• Nauwkeurig verwerken van de mutaties in de systemen en richting het loonbureau
• Grondig controleren van de loonstroken voordat deze definitief worden doorgezet voor betaling
• Verwerken en controleren van ingediende declaraties en er zorg voor dragen dat deze volledig in lijn zijn met het interne declaratiebeleid

In-, Door- en uitstroom

• Inplannen van sollicitatiegesprekken met kandidaten
• Opstellen van offerletters en arbeidsovereenkomsten
• Verzorgen van de volledige aanmeldingen en registratie in alle HR-, IT-, en facilitaire systemen, zoals o.a. SAP SuccessFactors, XpertSuite en Nmbrs
• Meedenken over verbeteringen in de huidige HR-processen
• Opstellen van bevestigingsbrieven voor wijzigingen in uren, salaris of functie (loonmutaties)
• Monitoren van contracttermijnen en het tijdig voorbereiden en opstellen van contractverlengingen
• Zorgvuldige administratieve afhandeling en afmelding van uitdiensttredende medewerkers

Medewerkersaanspreekpunt & Communicatie

• Fungeren als het dagelijkse aanspreekpunt voor individuele medewerkers op de vloer
• Voorbereiden van interne HR-communicatie, zoals nieuwsberichten en updates voor bijvoorbeeld zeepkistensessies over regelingen of events

Compliance, verlofbeheer & kwaliteitsborging

• Uitvoeren van kwaliteitsgerichte periodieke audits op de HR-systemen en digitale personeelsdossiers
• Monitoren en actief opvolgen van de voortgang van verplichte compliance- en onboardingtrainingen, inclusief het tijdig herinneren en aanspreken van medewerkers
• Controleren en valideren van verlofaanvragen op volledigheid, juistheid en naleving van de interne verlofregelingen
• Periodiek analyseren en bewaken van de verlofsaldi en medewerkers proactief stimuleren en herinneren om hun openstaande verlofbalans tijdig op te nemen (ter voorkoming van verlofstuwmeren)
• Structureren en up-to-date houden van de digitale personeelsdossiers
• Ondersteunen bij verzuimregistratie en de administratieve opvolging vanuit de Arbowet

Interne HR-Communicatie & Facilitaire receptie-ondersteuning

• Voorbereiden en opstellen van heldere interne HR-berichten, updates over regelingen en mededelingen voor medewerkers, inclusief het geregeld opfrissen van huisregels en protocollen
• Bemannen van de receptie bij afwezigheid (vakantie/ziekte/verlof) van de vaste receptioniste, inclusief het gastvrij ontvangen van bezoekers en verwerken van de post

Waar zijn we naar op zoek

Functie -eisen

• MBO+/HBO werk- en denkniveau (HRM, Bedrijfsadministratie, Management support)
• Instap-/juniorniveau; stage of eerste relevante administratieve ervaring is een pre.
• Uiterst accuraat, cijfermatig sterk, kwaliteitsgericht, communicatief en representatief
• Integer, discreet, proactief en klantvriendelijk.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Vaardig met MS Office (word, excel, powerpoint) en HR-systemen.
• Verder zoeken we iemand met de juiste mindset, die prioriteiten kan stellen en zich staande kan houden in een dynamische werkomgeving

Waarom bij ons aansluiten

Asmodee bidet een veelzijdige en dynamische rol met een hechte samenwerking binnen het  HR team, waarbij geen dag hetzelfde is.

• Salarisindicatie tussen de €2.700,- en €3.100,- per maand op fulltime basis.
• 8% vakantiegeld
• Aantrekkelijke personeelskorting op asmodee spellen
• Gratis Premium account op BoardGame Arena
• Een account op ons online leerplatform om jezelf te blijven ontwikkelen
• Een passende bonusregeling
• Gratis fruit en soep.
• Gezellige vrimibo’s, spellenavonden en overige personeelsactiviteiten
• Werken in een gezellig en gemotiveerd team