Mitarbeiter (m/w/d) Office Management / Empfang und Customer Operations Assistant

Wir wachsen erfolgreich weiter - deshalb suchen wir ab sofort zur Verstärkung unseres Teams einen

Mitarbeiter (m/w/d) Office Management / Empfang und Customer Service Assisant

Was für Aufgaben erwarten dich bei uns:

Office Management:

• Du bist für die allgemeine Büroorganisation (Verwaltung und Bestellung notwendiger Materialien, Postbearbeitung, Telefon, Empfang) zuständig
• Einholung und Zusammenarbeit von Angeboten externer Dienstleister im Rahmen von Projekten im Office Management
• Du empfängst und betreust unsere Besucher am Standort Ratingen
• Du kümmerst dich um Buchungen für Dienstreisen
• Du kommunizierst und organisierst Bürowartungs- und Reparaturarbeiten
• Fuhrparkverwaltung, Schlüssellisten, etc.
• Du kümmerst dich um die Ausstattung der Meetingräume und Küchen, sowie Unterstützung bei internen Events

Customer Operations:

• Sichtung und Prüfung eingehender Bewerbungen von potenziellen Neukunden
• Bewertung der Kundendaten anhand interner Kriterien
• Kontrolle der Vollständigkeit aller erforderlichen Unterlagen
• Kommunikation mit Bewerbern: Übermittlung von Zu- oder Absagen sowie Klärung fehlender Dokumente
• Selbstständige Verwaltung von Wiedervorlagen und Nachverfolgung offener Punkte
• Bearbeitung von Anfragen
• Zusammenarbeit und Informationsaustausch mit anderen Abteilungen
• Besprechung von Klärfällen, priorisierte Bearbeitung von Eskalationsfällen, fachliche Rücksprache etc
• Nutzung und Weiterentwicklung von Textbausteinen
• Austausch und Ideen zur Verbesserung der Prozesse

Das wünschen wir uns von dir

• Eine kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau, Assistenz (m/w/d)) oder eine vergleichbare Qualifikation mit mindestens 2-jähriger Berufserfahrung
• Eine sehr gute Organisationsfähigkeit und Problemlösungskompetenz mit der Fähigkeit zur Priorisierung
• Erste Berufserfahrung im administrativen Bereich oder in der Kundenbetreuung von Vorteil
• Sicherer Umgang mit kaufmännischen Grundlagen
• Ein gutes Zeitmanagement
• Sehr gute Kommunikations- & Koordinations-Fähigkeiten schriftlich und mündlich
• Gute MS Office Kenntnisse (Excel, Word, PP)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachenkenntnisse sind willkommen
• Sorgfalt, Eigeninitiative, Selbstorganisation
• Freundlichkeit, Teamplayermentalität, Serviceorientierung, Motivation und Engagement
• Ein professionelles und sicheres Auftreten
• Bereitschaft zur (internen) Weiterbildung
• Führerschein Klasse B

Darauf kannst du dich freuen:

• Wir sind stolz auf ein freundschaftliches Arbeitsklima, ehrlich, offen, motivierend und teamorientiert  

• Egal ob Hemd, Bluse oder Blazer, Jeans & Sneaker, come as you are - wir legen Wert auf deine Fähigkeiten und eine authentische Persönlichkeit 

• Flache Hierarchien sowie eine respektvolle Duz-Kultur in allen Bereichen  

• Einfache Anfahrt ins Büro - kostenlose Stellplätze für dein Auto oder Fahrrad 

• Eine gute Work-Life Balance mit flexibler Gestaltung Deiner Arbeitszeit - Möglichkeit zum familienfreundlichen, mobilen Arbeiten 

• Dein Hund ist in unserem Büro herzlich willkommen 

• Für gemeinnützige Arbeit gewähren wir dir zwei zusätzliche Tage Urlaub 

• Wir schätzen besondere Anlässe – deshalb sind Rosenmontag, Heiligabend und Silvester bei uns arbeitsfrei

• Benefits wie ein höhenverstellbarer Schreibtisch, ergonomischer Stuhl, Wasser, Kaffee, Tee und Küchennutzung sind für uns selbstverständlich 

• Wir bezuschussen deine betriebliche Altersvorsorge ab dem siebten Monat Betriebszugehörigkeit

• Nach der Probezeit erhältst du monatlich einen Warengutschein in Höhe von 40,00€ 

• Du kannst an lustigen Teamevents (wie z.B. gemeinsame Spieleabende) teilnehmen 

• Die Möglichkeit, deine Lieblings-Spiele per Mitarbeitereinkauf zu bekommen