Adjoint(e) à la direction

Résumé du poste

Relevant de la directrice des ressources humaines, l’Adjoint à la direction joue un rôle clé dans le soutien administratif et organisationnelle de plusieurs membres de la direction.

Il effectue toutes autres tâches connexes, le tout en accord avec les procédures et règles internes de l’organisation. Il agit à titre de porteur des valeurs de l’organisation.

Rôle et responsabilités

Soutien administratif a la direction:

• Participer aux réunions, prendre les minutes et mettre à jour les registres des initiatives/actions. 
• Préparer des présentations PowerPoint pour les réunions de direction.  Mise à jour de rapport et de tableau de board.  
• Faciliter la communication interne en planifiant et organisant des présentations, ainsi qu’en distribuant l’information pertinente. 
• Gérer les calendriers des vacances et des déplacements des directeurs.
• Préparer des comptes de dépenses.  

Gestion documentaire et suivi administratif :

• Préparer, traiter et suivre divers dossiers et documents confidentiels (présentations, rapports, procès-verbaux, courriers, etc.). 
• Créer des rapports et mettre à jour les bases de données internes pour un suivi efficace des activités. 
• Maintenir et assurer la mise à jour annuelle des documents internes tels que les politiques et les procédures opérationnelles par département.
• Rédaction, révision, traduction et mise en forme de documents
• Classement et organisation des dossiers physiques et numériques
• Bâtir des guides et des procédures
• Administration du programme de cellulaire

Coordination événementielle :

• Agir en tant que point de contact principal avec l’agence de voyage. 
• Effectuer les réservations de certains déplacements pour les directeurs et les employés.
• Planifier et organiser les événements internes ainsi que la logistique des réunions, en assurant leur bon déroulement. 

Vêtements, articles promotionnels et commandes :

• Soutenir le département des ressources humaines dans les commandes d’articles et vêtements promotionnels. 

Gestion des fournitures :

• Passer des commandes de mobilier (ex. bureaux, chaises) et d’équipement informatique, selon les besoins. 
• Effectuer et valider les commandes Uline tout en surveillant la fréquence et les volumes. 

Accueil

• Accueillir les visiteurs et s'assurer qu'ils soient bien pris en charge dès leur arrivée.
• Répondre aux questions des employés, clients, fournisseurs au besoin,

Êtes vous le candidat pour nous?

• Faire preuve d’un bon sens de la planification.
• Être en mesure d’exécuter plusieurs tâches de front.
• Être un excellent communicateur bilingue (anglais et français)
• Faire preuve de rigueur et d'organisation.
• Initier et mener à terme des projets à moyen terme.
• Démontrer une bonne capacité à organiser ses activités et à respecter des échéances très serrées et non négociables.
• Démontrer des capacités à entrer rapidement en relation.
• Faire preuve de tact et diplomatie.
• Tolérance au stress.
• Faire preuve d'autonomie et d’initiative

• Diplôme d’étude collégiale ou expérience équivalente
• 5 années d’expérience connexe
• Bilinguisme essentiel (parlé et écrit), la personne doit etre en mesure de communiquer avec les collaborateurs dans les autres provinces canadienne et a l’internationale.
• Excellente maitrise de la suite office
• Excellente maitrise de Share Drive
• Connaissance de Canva, atout

Pourquoi choisir Asmodee

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